In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist die effiziente Verwaltung von Dokumenten von entscheidender Bedeutung. Traditionelle physische Ablagesysteme können den steigenden Anforderungen an Zusammenarbeit, Zugänglichkeit und Sicherheit oft nicht gerecht werden. In diesem Kontext bietet SharePoint Online, eine cloudbasierte Plattform von Microsoft, eine leistungsstarke Lösung als Dokumenten-Management-System (DMS) für Unternehmen. In diesem Artikel werden die überzeugenden Gründe erörtert, warum Unternehmen SharePoint Online als DMS nutzen sollten.
1. Kollaborative Zusammenarbeit
Ein zentrales Merkmal von SharePoint Online als DMS ist die nahtlose kollaborative Zusammenarbeit. Mehrere Benutzer können gleichzeitig an denselben Dokumenten arbeiten und Änderungen in Echtzeit verfolgen. Dies fördert die Produktivität und ermöglicht es Teams, effizient an Projekten zu arbeiten, ohne sich um Versionierungsprobleme sorgen zu müssen. Durch die Nachvollziehbarkeit und eine richtige Konfiguration im Backend können zudem auch Compliance und Revisionsanforderungen umgesetzt werden.
2. Cloud-basierte Flexibilität
SharePoint Online ist eine cloudbasierte Lösung, was bedeutet, dass Unternehmen von überall und mit verschiedenen Geräten auf ihre Dokumente zugreifen können. Dies unterstützt die moderne Arbeitsweise, bei der Mitarbeiter zunehmend remote oder mobil arbeiten. Die cloudbasierte Natur von SharePoint Online reduziert zudem die Notwendigkeit für teure physische Serverinfrastruktur und erleichtert die Skalierbarkeit. Diese Tatsache schreckt noch viele Unternehmen ab. Jedoch können hier umfassende Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden, die den Zugriff auf einem hohen Niveau absichern.
3. Mächtige Suchfunktionen
Die integrierten Suchfunktionen von SharePoint Online sind leistungsstark und vielseitig. Benutzer können nach Dokumenten anhand von Metadaten, Stichwörtern oder Volltextinhalten suchen. Diese Suchfunktionen tragen dazu bei, die Effizienz bei der Dokumentenverwaltung zu steigern und die benötigten Informationen schnell zu finden. Texte auf Bildern werden genauso indiziert wie auch Dokumente (auch Dokumente ohne OCR).
4. Umfassende Dokumentenverwaltung
Mit SharePoint Online können Unternehmen Dokumente mit Metadaten, Taxonomien und Verschlagwortungen organisieren und kategorisieren. Dies erleichtert nicht nur die Organisation, sondern ermöglicht auch eine präzise und effiziente Suche nach spezifischen Inhalten. Automatische Lösungen sind durch SharePoint Syntex nun auch deutlich einfacher geworden. Mehr dazu in unserem letzten Stichpunkt.
5. Sicherheit und Zugriffssteuerung
Die Sicherheit sensibler Informationen ist für jedes Unternehmen von höchster Bedeutung. SharePoint Online bietet eine umfassende Sicherheitsinfrastruktur, mit der Zugriffsrechte auf Dokumente und Ordner genau gesteuert werden können. Dies gewährleistet, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Wir empfehlen auf jeden Fall vorab Ihren Mandanten durch einen erfahrenen Admin oder Berater prüfen zu lassen.
6. Integration mit Microsoft-Ökosystem
Als Teil des Microsoft-Ökosystems lässt sich SharePoint Online nahtlos in andere Tools wie Office 365, Outlook, OneDrive und Teams integrieren. Diese fördern eine reibungslosere Kommunikation, Zusammenarbeit und Dokumentenaustausch zwischen verschiedenen Plattformen. Zudem bietet die Microsoft PowerPlattform eine Menge nützlicher Funktionen. Von PowerAutomate bis hin zu Power BI können hier die Tools verzahnt miteinander arbeiten und den Mehrwert voll entfalten.
7. Automatisierung
Mithilfe von Microsoft Power Automate ist es möglich Workflows und Genehmigungsprozesse in Firmen zu implementieren, ohne hier zusätzliche Software verwenden zu müssen
8. SharePoint Syntex als Enterpriselösung
Zusammen mit SharePoint Syntex können Dokumente in einem zuvor bestimmten Lernmodell automatisiert ausgewertet und auch weiterverabeitet werden. Mit ein bisschen Anpassung und Fleiß lassen sich hier beeindruckende Ergebnisse erzielen. Wir konnten hier bei KMU schon einige Arbeitserleichterungen implementieren, die in den Abläufen einen deutlichen Mehrwert generiert haben.
Fazit
Die Entscheidung, SharePoint Online als Dokumenten-Management-System zu nutzen, bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, angefangen von kollaborativer Zusammenarbeit bis hin zu effizienter Dokumentenverwaltung und erhöhter Sicherheit. Durch die Cloud-basierte Natur und die nahtlose Integration in das Microsoft-Ökosystem bietet SharePoint Online eine zukunftssichere Lösung, die den sich wandelnden Anforderungen moderner Unternehmen gerecht wird. Die Implementierung von SharePoint Online als DMS erfordert eine sorgfältige Planung und Schulung, doch die langfristigen Vorteile in Bezug auf Effizienz und Zusammenarbeit sind zweifellos überzeugend.
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