Ihr kennt das: Jeden Tag im Büro mühen wir uns mit sich wiederholenden, langweiligen Routineaufgaben ab, haben dabei das Gefühl, wir sitzen in einer Zeitschleife fest und machen ständig das Gleiche.

 

Das muss aber nicht sein!

 

Wir werfen einen Blick auf Herrn A. Utomat. Er hat Jahre damit verbracht, eintönige und eigentlich einfach Aufgaben selbst manuell zu erledigen. Doch eines schönen Tages offenbarte ihm die schillernde Welt von Microsoft Power Automate die schier unendlichen Möglichkeiten der Automatisierung. Sein Ziel ist es, möglichst viele Aufgaben, die regelmäßig anstehen, automatisch erledigen zu lassen.

 

Was können wir automatisieren?

Herr Utomat liebt seinen Kalender. Er schaut sich gern an, wie voll dieser ist und wie produktiv der Tag wieder war. Was er allerdings gar nicht mag, ist das regelmäßige Überprüfen, ob er an alle Termine gedacht hat. Dies spricht eine Ur-Angst in ihm an: Die Gefahr, einen Termin zu vergessen, oder einen regelmäßigen Termin nicht auf dem Schirm zu haben und deshalb von seinem Kollegen immer daran erinnert zu werden. In Power Automate können wir diese Gehirnkapazität allerdings auslagern. Wir können uns sogar aussuchen, auf welchem Kanal wir an unseren Termin erinnert werden wollen. Mit regelmäßigen Erinnerungen in Teams oder direkt in das E-Mail-Postfach haben wir immer alles zu gegebener Zeit im Blick.

 

Was Herr Utomat überhaupt nicht mag, ist wenn die Kolleginnen und Kollegen ihr gebrauchtes Geschirr überall herumstehen lassen. Da könnte er ausrasten! Lange hat er vor Dienstende einfach E-Mails an den kompletten Verteiler geschrieben oder ist gar alle Büros abgelaufen, um allen Beteiligten mehr Sinn für Sauberkeit anzutragen. Das kann er sich allerdings fortan sparen, denn diese Aufgabe wird nun an Power Automate ausgelagert. Mit einer einfachen Automatisierung wird ab sofort automatisch jeden Tag am späten Nachmittag eine E-Mail an alle Kolleginnen und Kollegen verschickt, verbunden mit der Erinnerung, doch bitte das eigene Geschirr in die Geschirrspülmaschine zu stellen.

 

Auch in der virtuellen Welt herrscht nun automatisch mehr Ordnung. Mit Regeln, die Dokumente wie z. B. in E-Mails automatisch in SharePoint-Ordner verschieben muss sich neben Herr Utomat niemand mehr allzu sehr darum sorgen, wo denn nochmal die wichtige Datei abgeblieben ist, die der Chef letzte Woche geschickt hat. Gleich eines Fabrikförderbandes wird jedes definierte Element an den ihm zugewiesenen Ort transportiert.

 

Wie es sich für eine schöne Runde Business Bingo gehört, genehmigt Herr Utomat hier und da verschiedenen Dinge. Meistens ist seine Freigabe gefragt, wenn es darum geht, irgendwo Geld auszugeben. Doch auch hier ist die Zeit der Postmappen und Stempel vorüber. Mit Genehmigungsflows ist es zeiteffizient möglich, alle wichtigen Prozesse, die einer Genehmigung bedürfen, zielgerichtet durchzuführen.

 

Auch wenn Herr Utomat seinen roten „Genehmigt“-Stempel vermisst: Er will nicht mehr zurück. Power Automate übernimmt.