Kennt ihr SharePoint? Ganz bestimmt!

Kennt ihr aber auch das Potential von SharePoint, das vielen Unternehmen häufig noch unbekannt zu sein scheint? Dabei geht es um die Verwendung als Dokumentenmanagement-System, das digitales Archivieren und Verwalten von Dokumenten ermöglicht. Es soll den individuellen Workflow optimieren und durch eine bewusste Rechteverwaltung für Klarheit sorgen. Im Idealfall durchlaufen alle Dokumente im Betrieb das gesamte DMS, von der Erstellung oder Erfassung im System, über die Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur fachgerechten Archivierung oder Löschung.

In der Dokumentenbibliothek ist es möglich, Dokumente direkt zu erstellen. Außerdem ist ein direkter Upload möglich. Das Ganze wird angereichert mit Techniken maschinellen Lernens, die in SharePoint Syntex verfügbar sind.

Doch der Reihe nach…

Was genau ist überhaupt SharePoint?

Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Plattform für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement. Sie ermöglicht Unternehmen die gemeinsame Verwaltung und Bearbeitung von Inhalten, Dokumenten und Informationen an einem zentralen Ort. SharePoint kann für eine Vielzahl von Aufgaben verwendet werden:

  • Erstellen und Verwalten von Websites, Dokumentenbibliotheken und Workflows
  • Versionskontrolle
  • Suche
  • Zugriffskontrolle von Benutzern

SharePoint bietet eine nahtlose Nutzung mit z. B. Office-Anwendungen. Es ist damit ein leistungsstarkes Tool zur Verbesserung der Kommunikation, Zusammenarbeit und Effizienz, egal in welcher Form Teams zusammenarbeiten.

SharePoint Syntex – Ein mächtiges Werkzeug

Wer auf der Suche nach einer automatisierten Verarbeitung von komplexen Daten und Dokumenten ist, findet mit SharePoint Syntex eine trainierbare KI, die viele Arbeitsschritte abnehmen kann.

Microsofts KI automatisiert Informationsverarbeitung im Unternehmen, indem sie Metadaten sucht und findet. SharePoint Syntex lernt dabei allerdings nicht automatisch, sondern muss „trainiert“ werden. Nutzerinnen und Nutzer können die KI etwa darauf trainieren, bestimmte Informationen aus Dokumenten zu herauszufiltern. Diese speichert SharePoint anschließend in den Metadaten. Falls die KI nun eine gewisse Art an Metadaten erkennt, kann sie in einem nächsten Schritt eine definierte Aktion ausführen: Erkennt sie beispielsweise eine Rechnung, kann sie diese automatisiert an eine zuständige Person im Unternehmen weiterleiten.

Zusammengefasst bietet SharePoint Syntex Features in folgenden Bereichen:

  • Verarbeitung, Analyse und Klassifizierung von Inhalten
  • Sammeln und Bereitstellen von Metadaten
  • Schutz von Inhalten mittels Sicherheitsrichtlinien

Zusätzlich ist es möglich, KI-Modelle ohne Code zu erstellen. Wir wagen eine Prognose: Mit Blick auf die jüngsten Entwicklungen auf dem Gebiet der Künstlichen Intelligenz und des Maschinellen Lernens ist SharePoint Syntex ein Werkzeug, das in Zukunft eine immer größere Rolle spielen wird.

Mit Microsoft Power Automate lassen sich nachgestaltet komplexe Prozesse automatisieren. Auch das Sammeln von Daten ist in Power Automate möglich. Am häufigsten wird Power Automate für das Auslösen von Benachrichtigungen verwendet. Außerdem ist das Kopieren von Dateien häufiger Automatisierungsschritt. Falls etwa eine neue Datei in OneDrive gespeichert wird, kann automatisiert eine Kopie in SharePoint gespeichert werden.

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